E-Rechnung kostenlos erstellen: XRechnung in wenigen Minuten
Formular ausfüllen, XRechnung herunterladen, per E-Mail verschicken. Die Datei folgt dem Standard XRechnung 3.0; unser Generator ist mit dem offiziellen Prüfprogramm der KoSIT getestet. Ihre Angaben verlassen Ihren Browser nicht.
So erstellen Sie Ihre E-Rechnung
- Formular ausfüllen: Ihre Angaben, Ihr Kunde, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Positionen. Ihr Entwurf bleibt in diesem Browser gespeichert.
- „XRechnung erstellen“ klicken: Das Werkzeug prüft die Pflichtangaben, rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto und baut die XML-Datei.
- XML-Datei herunterladen und als Anhang per E-Mail an Ihren Kunden senden. Die XML-Datei ist die E-Rechnung; die druckbare Sichtkopie ist nur eine Lesehilfe.
- Aufbewahren: Eine Kopie jeder Rechnung müssen Sie acht Jahre aufbewahren, bei der E-Rechnung zumindest die XML-Datei unverändert (§ 14b UStG, BMF-FAQ Frage 13).
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate gelten als E-Rechnung, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei: ideal für Rechnungsprogramme und Pflicht bei vielen Behörden. ZUGFeRD ist eine PDF, in die die XML-Daten eingebettet sind: Menschen sehen eine normale Rechnung, Programme lesen die Daten.
Dieses Werkzeug erstellt eine XRechnung. Eine ZUGFeRD-PDF muss ein strenges Archivformat (PDF/A-3) erfüllen; das erzeugen Rechnungsprogramme zuverlässiger als ein Browser. Mehr dazu: XRechnung erklärt · ZUGFeRD erklärt.
Für wen reicht dieses Werkzeug?
- Gelegentliche Rechnungen an Unternehmen in Deutschland, die eine XRechnung verlangen.
- Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID. Bundesbehörden erwarten den Versand über ihr Rechnungseingangsportal (OZG-RE) oder Peppol.
- Kleinunternehmer, die freiwillig eine E-Rechnung schicken: Sie müssen keine ausstellen (§ 34a UStDV), dürfen es aber mit Zustimmung des Empfängers. Was für Kleinunternehmer gilt.
Ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) beziehungsweise 2028 müssen Sie im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Wer jeden Monat Rechnungen schreibt, spart mit einem Rechnungsprogramm Zeit: fortlaufende Nummern, Kundendaten, Archiv und Mahnungen inklusive. Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV) brauchen keine E-Rechnung: Kleinbetragsrechnung.
Regelmäßig Rechnungen schreiben?
Diese Programme erstellen XRechnung und ZUGFeRD automatisch, manche im Gratis-Tarif.
Kostenlose Rechnungsprogramme mit E-Rechnung · Eine erhaltene E-Rechnung prüfen und anzeigen
Grenzen dieses Werkzeugs
- Nur Rechnungen innerhalb Deutschlands, in Euro, per Überweisung.
- Keine Rechnungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG), keine innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen.
- Keine Gutschriften, Rechnungskorrekturen, Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnungen und keine Anhänge.
- Keine ZUGFeRD-PDF und kein Archiv: Speichern Sie jede XML-Datei selbst.
Häufige Fragen
Ist die erzeugte XRechnung gültig?
Die Datei folgt dem Standard XRechnung 3.0 (Version 3.0.2, Syntax UBL). Wir haben den Generator am 9. Oktober 2026 mit dem offiziellen KoSIT-Validator (Version 1.6.3, Prüfkonfiguration vom 31.08.2026) getestet: Regelbesteuerung mit 19 % und 7 %, Kleinunternehmer, Behörde mit Leitweg-ID, Positionen mit Rabatt, steuerfreie Leistungen und Skonto. Ergebnis: 0 Fehler, 0 Warnungen. Ihre Datei durchläuft hier zusätzlich unsere Basisprüfung.
Wie verschicke ich die XRechnung?
An Unternehmen am einfachsten als Anhang einer E-Mail. An Behörden über das Rechnungseingangsportal, das der Auftraggeber nennt (beim Bund: OZG-RE), oder über Peppol. Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass die Rechnung die richtige Stelle erreicht.
Wie öffnet mein Kunde die XML-Datei?
Mit seinem Rechnungsprogramm oder mit einem Anzeigeprogramm, zum Beispiel unserem kostenlosen Werkzeug E-Rechnung prüfen und anzeigen. Die Datei wird dort ebenfalls nur im Browser gelesen.
Was steht bei Kleinunternehmern in der XRechnung?
Alle Positionen erhalten die Steuerkategorie „E“ (steuerbefreit) mit 0 % und den Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“, wie im Beispiel der KoSIT. Haben Sie keine USt-IdNr. und keinen Handelsregistereintrag, tragen wir Ihre Steuernummer zusätzlich als Verkäuferkennung ein, weil der Standard eine Kennung des Verkäufers verlangt (Regel BR-CO-26).
Was trage ich als Käuferreferenz ein?
Bei Behörden die Leitweg-ID. Bei Unternehmen nur, wenn Ihr Kunde eine Referenz vorgibt. Bleibt das Feld leer, setzen wir einen Platzhalter „-“ ein: Laut BMF reicht das im B2B-Bereich umsatzsteuerlich aus (FAQ, Frage 6).
Werden meine Daten gespeichert?
Nur als Entwurf in Ihrem Browser (lokaler Speicher), nicht auf unseren Servern. Die XML-Datei entsteht auf Ihrem Gerät. „Entwurf löschen“ entfernt alles.
Quellen (Stand: 9. Oktober 2026): KoSIT – XRechnung 3.0.2, Bundle „Summer 2026 Bugfix“ (31.08.2026); KoSIT-Validator 1.6.3 und Prüfkonfiguration XRechnung 2026-08-31; KoSIT/FeRD – Pflichtangaben nach UStG und EN 16931; KoSIT – Standard XRechnung 1.2.2, Beispiel Kleinunternehmer; BMF – FAQ zur E-Rechnung (Fragen 4, 6, 13); § 14 UStG; § 33 UStDV; § 34a UStDV.