E-Rechnungspflicht: Fristen, Übergangsregeln und Ausnahmen
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie zuerst die großen (2027), dann alle (2028) — mit klaren Ausnahmen.
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt laut BMF). |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle dürfen noch Papierrechnungen oder — mit Zustimmung des Empfängers — andere elektronische Rechnungen (z. B. PDF) ausstellen. |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier oder (mit Zustimmung) PDF nutzen. |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. |
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Wer ist ausgenommen?
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG — dauerhaft vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), aber nicht vom Empfang.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Zulässige Formate
E-Rechnungen müssen der EN 16931 entsprechen: zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 (nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch andere EN-16931-Formate wie das französische Factur-X sind möglich, und zwei Unternehmen können ein anderes Format vereinbaren, wenn alle Pflichtangaben vollständig ausgelesen werden können (z. B. EDI-Verfahren). Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil maßgeblich.
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Häufige Fragen
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja. Laut BMF genügt für den Empfang einer E-Rechnung bereits ein E-Mail-Postfach. Damit Sie eine XRechnung lesen können, brauchen Sie aber ein Programm, das die XML-Datei lesbar darstellt (einen Viewer) — zum Beispiel den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal oder unser kostenloses Prüf-Tool.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“ — wie eine Papierrechnung. ZUGFeRD sieht zwar aus wie eine PDF, enthält aber zusätzlich die Rechnungsdaten als XML; bei Abweichungen ist der XML-Teil maßgeblich.
Was gilt für Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden, ebenso Fahrausweise (§ 34 UStDV). Achtung: Auch bei Barzahlung gilt über 250 Euro die normale Regel — etwa beim Geschäftsessen oder beim Materialeinkauf im Baumarkt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) sind von der Pflicht ausgenommen; sie dürfen weiter sonstige Rechnungen schreiben. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber können. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, muss ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen ausstellen.
Was genau gilt 2027 für kleinere Unternehmen?
Lag Ihr Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie bis Ende 2027 statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen: Papier geht immer, eine PDF per E-Mail nur, wenn der Empfänger zustimmt. Ein bestehendes EDI-Verfahren darf ebenfalls bis Ende 2027 weiter genutzt werden. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle Pflicht.
Betrifft die Pflicht auch Vereine und Privatkunden?
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Für Leistungen an Privatkunden und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen), kann weiter eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Quellen: BMF — FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026, Fragen 2, 4, 7, 8, 10, 11, 12, 12a); BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025; § 34a UStDV; §§ 33 und 34 UStDV. Stand: 9. Oktober 2026.