Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Was Sie brauchen und was es kostet

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein Rechnungsprogramm lohnt sich trotzdem: Es setzt den Pflichthinweis auf § 19 automatisch, nummeriert Rechnungen, archiviert sie und behält Ihre Umsatzgrenze im Blick. 8 der 19 geeigneten Programme in unserem Vergleich haben einen Gratis-Tarif.

Kurz gesagt

Wenige Rechnungen: ein Gratis-Tarif genügt – z. B. sevdesk (3 E-Rechnungen pro Monat) oder Accountable (unbegrenzt E-Rechnungen, 5 gebuchte Ausgaben pro Monat).
Rechnungen und EÜR in einem Programm: ab 12,00 € pro Monat (Norman Klein) bzw. 12,90 € bei jährlicher Zahlung (Papierkram S).
Pflicht ist nur der Empfang: Dafür reicht ein E-Mail-Postfach; ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen.

Diese Programme eignen sich für Kleinunternehmer

Alle Programme in der Tabelle bilden laut Anbieter die Kleinunternehmerregelung ab und erstellen E-Rechnungen. Programme mit dauerhaft kostenlosem Tarif stehen oben.

Programm	Gratis-Tarif laut Anbieter	Einstiegspreis	XRechnung	ZUGFeRD	Empfang
Accountable	Rechnungen Free: unbegrenzte ZUGFeRD- und XRechnungen, 5 Belege/Monat	0 € (Gratis-Tarif)	✓	✓	✓
Papierkram	Free (0 €): E-Rechnungen im XML-Format erstellen und empfangen; XRechnung und ZUGFeRD erst ab Tarif S (12,90 € bei jährlicher Zahlung)	0 € (Gratis-Tarif)	✓	✓	✓
Qonto	Starter 0 €: Geschäftskonto + gesetzeskonforme Rechnungsstellung	0 € (Gratis-Tarif)	✓	✓	✓
sevdesk	Kostenlos: 3 (E-)Rechnungen pro Monat, ZUGFeRD und XRechnung	ab 12,90 € pro Monat zzgl. MwSt.	✓	✓	✓
Norman	Kostenlos: unbegrenzte E-Rechnungen, ohne Ablaufdatum	0 € (Gratis-Tarif)	✓	✓	keine Angabe
easybill	Free: 50 Dokumente/Monat inkl. E-Rechnung, 3 Kontakte (+ Archivierungskosten ab 100 Dokumenten)	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
SumUp Rechnungen	Kostenlos: unbegrenzt empfangen, bis zu 4 E-Rechnungen erstellen	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
Collmex	Collmex rechnung free: 0 €	Preis auf der Anbieter-Website	–	–	✓
Lexware Office	Nein	ab 12,90 € pro Monat zzgl. MwSt.	✓	✓	✓
Billomat	Nein (nur 14 Tage Test)	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
DATEV Auftragswesen next	Nein	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
FastBill	Nein	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
Holvi	Nein	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
DATEV E-Rechnungsschreibung	Nein	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	keine Angabe
orgaMAX	Nein (nur Kostenloser Test)	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	keine Angabe
WISO MeinBüro	Nein (nur 14 Tage Test)	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	keine Angabe
BuchhaltungsButler	Nein (nur 30 Tage Geld-zurück-Garantie)	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
XRechnungs.de	Unklar: Kostenlos: 5 Dokumente/Monat (Startseite) bzw. 50 E-Rechnungen/Monat (Unterseite) – widersprüchlich	Preis auf der Anbieter-Website	✓	✓	✓
Zervant	Unklar: Kostenlos: PDF-Rechnungen; XRechnung-Datei laut Preisseite kostenlos	Preis auf der Anbieter-Website	✓	–	keine Angabe

Geprüft am 9. Oktober 2026 auf den Anbieter-Websites. Preise zeigen wir nur, wenn sie direkt auf der Preisseite bestätigt sind; „Einstiegspreis“ = günstigster kostenpflichtiger Tarif mit E-Rechnung. XRechnung und ZUGFeRD können je nach Anbieter auf bestimmte Tarife beschränkt sein.

Welches Programm passt zu Ihnen?

Sie schreiben nur wenige Rechnungen und wollen nichts zahlen

sevdesk Kostenlos: 3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat im Format ZUGFeRD oder XRechnung, dauerhaft gratis.
Accountable Rechnungen Free: Unbegrenzte ZUGFeRD- und XRechnungen, bis zu 5 Ausgaben pro Monat buchen, 1 Bankkonto.
Norman Kostenlos: Unbegrenzte E-Rechnungen.
Papierkram Free: E-Rechnungen im XML-Format erstellen und empfangen; XRechnung und ZUGFeRD, EÜR und DATEV-Export erst ab Tarif S. In der Free-Version steht ein Papierkram-Logo im Fuß Ihrer Dokumente.

Sie wollen Rechnungen und EÜR in einem Programm

Auch als Kleinunternehmer erstellen Sie jedes Jahr eine Einnahmenüberschussrechnung für die Einkommensteuer. Diese Tarife enthalten sie laut Preisseite:

Norman Klein: 12,00 € pro Monat – EÜR und Steuererklärungen für Kleinunternehmer (bei jährlicher Abrechnung).
Papierkram S: 12,90 € pro Monat bei jährlicher, 15,90 € bei monatlicher Zahlung – mit EÜR, XRechnung und ZUGFeRD, DATEV-Export.
Accountable Buchhaltung: 19,90 € pro Monat bei jährlicher, 24,90 € bei monatlicher Zahlung – Kostenloser Jahresabschluss für Kleinunternehmer (ESt-Erklärung, EÜR, Gewerbesteuer- und USt-Jahreserklärung).
Lexware Office L: 21,90 € pro Monat (Rechnungen gibt es ab M für 12,90 €; die EÜR erst in L). Alle Lexware-Office-Preise
sevdesk Buchhaltung: 25,90 € pro Monat. Alle sevdesk-Preise

Alle Preise netto zzgl. MwSt.; Kleinunternehmer können die Vorsteuer nicht abziehen und zahlen damit effektiv den Bruttopreis.

Ihre Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV

Für sehr wenige Rechnungen gibt es die DATEV E-Rechnungsschreibung für 5 € pro Kalenderjahr. Viele andere Programme exportieren DATEV-konform, etwa sevdesk ab dem Tarif Rechnung oder Papierkram ab S. Details: DATEV und die E-Rechnung.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Der § 19-Hinweis: Ihre Rechnung braucht den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, und darf keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 34a UStDV). Gute Programme setzen beides automatisch, sobald die Kleinunternehmerregelung eingestellt ist.
Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer: Pflichtangabe neben Namen und Anschriften, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung und Entgelt (§ 34a UStDV).
Empfangen und aufbewahren: Eingehende E-Rechnungen müssen Sie lesen und acht Jahre unverändert im Originalformat aufbewahren können (§ 14b UStG, BMF-FAQ Frage 13). Viele Programme erfassen E-Rechnungen direkt; manche erst in größeren Tarifen.
Grenzen des Gratis-Tarifs: Rechnungen, Belege oder Kontakte pro Monat – rechnen Sie mit einem guten Monat, nicht mit dem Durchschnitt.
Wachstum: Wenn Sie die Umsatzgrenze überschreiten, sollte das Programm auf Regelbesteuerung umstellen können – mit Umsatzsteuer und E-Rechnungen.

Die rechtlichen Details lesen Sie in unserem Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer; eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer gibt es ebenfalls.

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Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze dürfen immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden (§ 34a UStDV) – auf Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF. Das gilt auch nach dem Ende der Übergangsfristen.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 – Kleinunternehmer ausdrücklich eingeschlossen. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ, Fragen 8 und 12). Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer.

Reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm?

Für wenige Rechnungen meistens ja. Achten Sie auf die Grenzen des Gratis-Tarifs (Anzahl Rechnungen oder Belege pro Monat) und darauf, ob die EÜR enthalten ist – die bieten Gratis-Tarife in der Regel nicht.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Überschreitet Ihr Gesamtumsatz im laufenden Jahr 100.000 €, endet die Steuerbefreiung schon für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Ab dann weisen Sie Umsatzsteuer aus und müssen im B2B-Geschäft – nach den Übergangsfristen – auch E-Rechnungen ausstellen. Ein Programm, das beides kann, erspart dann den Wechsel.

Alle Gratis-Tarife mit E-Rechnung · Alle Programme vergleichen

Quellen (Stand: 9. Oktober 2026): § 19 UStG · § 34a UStDV · § 14b UStG · BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Fragen 4, 8, 12, 13) · Preisseiten von sevdesk, Lexware Office, Papierkram, Accountable, Norman · weitere Anbieter: Quellen auf den jeweiligen Programmseiten. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.