E-Rechnung empfangen: Was seit 2025 Pflicht ist – und was nicht
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Worauf es danach ankommt, ist das Lesen und das richtige Aufbewahren.
- Wer: alle inländischen Unternehmen, ohne Ausnahme – auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit nur steuerfreien Umsätzen.
- Wie: ein E-Mail-Postfach genügt; ein bestimmter Übermittlungsweg ist nicht vorgeschrieben.
- Lesen: XRechnung braucht einen Viewer; bei ZUGFeRD zählen die XML-Daten.
- Aufbewahren: acht Jahre, die XML-Daten unverändert im Originalformat.
In vier Schritten bereit für den Empfang
- Empfangsadresse festlegenRichten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen ein (zum Beispiel [email protected]) und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Mehr verlangt das Gesetz für den Empfang nicht.
- Lesbar machenEine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Ansicht – Sie brauchen einen Viewer. Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einem PDF; maßgeblich sind seit 2025 die XML-Daten, nicht das Bild des PDF.
- PrüfenPrüfen Sie wie bisher die Pflichtangaben und Beträge. Eine technische Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, hilft aber, fehlende oder unlogische Angaben zu finden.
- AufbewahrenRechnungen bewahren Sie acht Jahre auf. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil (die XML-Daten) unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben – ein Ausdruck allein reicht nicht.
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XRechnung oder ZUGFeRD-PDF lesbar anzeigen und auf Pflichtangaben prüfen – ohne Upload, die Datei bleibt in Ihrem Browser.
Was gilt beim Empfang genau?
Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor: E-Mail, Download aus einem Kundenportal, eine Schnittstelle oder ein Netzwerk wie Peppol sind möglich. Wie Rechnungen zu Ihnen kommen, klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern. Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie eine E-Rechnung empfangen können (BMF-FAQ, Frage 8).
Als E-Rechnung gelten insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können (BMF-FAQ, Frage 12). Details: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Lesen: XRechnung und ZUGFeRD
Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD hat sich das Verhältnis umgedreht: Weichen PDF und XML-Daten voneinander ab, gelten seit Einführung der E-Rechnungspflicht die XML-Daten. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst anzuzeigen. Eine XRechnung enthält gar kein PDF (BMF-FAQ, Frage 12a). Mehr zu den Formaten: XRechnung · ZUGFeRD.
Aufbewahren nach § 14b UStG und GoBD
Ein- und ausgehende Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Umsatzsteuerlich ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein noch kein Verstoß; für die Buchführung gelten aber zusätzlich die GoBD (BMF-FAQ, Frage 13). In der Praxis: XML-Datei unverändert speichern, nicht nur ausdrucken.
Programme, die E-Rechnungen empfangen und lesen
Wenn Sie E-Rechnungen nicht nur im Postfach liegen lassen, sondern gleich verbuchen und archivieren wollen, hilft ein Programm. Laut Anbieter-Websites können diese Programme eingehende E-Rechnungen verarbeiten:
| Programm | Empfangene Formate laut Anbieter | Gratis-Tarif | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|
 Accountable | XRechnung, ZUGFeRD, Peppol | Rechnungen Free: unbegrenzte ZUGFeRD- und XRechnungen, 5 Belege/Monat | 0 € (Gratis-Tarif) |
 Lexware Office | XRechnung, ZUGFeRD | Nein | ab 12,90 € pro Monat zzgl. MwSt. |
 Papierkram | XRechnung, ZUGFeRD | Free (0 €): E-Rechnungen im XML-Format erstellen und empfangen; XRechnung und ZUGFeRD erst ab Tarif S (12,90 € bei jährlicher Zahlung) | 0 € (Gratis-Tarif) |
 Qonto | XRechnung, ZUGFeRD | Starter 0 €: Geschäftskonto + gesetzeskonforme Rechnungsstellung | 0 € (Gratis-Tarif) |
 sevdesk | XRechnung, ZUGFeRD | Kostenlos: 3 (E-)Rechnungen pro Monat, ZUGFeRD und XRechnung | ab 12,90 € pro Monat zzgl. MwSt. |
 Billomat | Eingangsrechnungen (Format nicht präzisiert) | Nein | Preis auf der Anbieter-Website |
 DATEV Auftragswesen next | über DATEV Unternehmen online | Nein | Preis auf der Anbieter-Website |
 easybill | XRechnung, ZUGFeRD | Free: 50 Dokumente/Monat inkl. E-Rechnung, 3 Kontakte (+ Archivierungskosten ab 100 Dokumenten) | Preis auf der Anbieter-Website |
 FastBill | XRechnung, ZUGFeRD | Nein | Preis auf der Anbieter-Website |
 Holvi | Upload und Prüfung erhaltener E-Rechnungen | Nein | Preis auf der Anbieter-Website |
 SumUp Rechnungen | XRechnung, ZUGFeRD | Kostenlos: unbegrenzt empfangen, bis zu 4 E-Rechnungen erstellen | Preis auf der Anbieter-Website |
 Candis | XRechnung, ZUGFeRD | Nein | Preis auf der Anbieter-Website |
 Collmex | ZUGFeRD (Belegverwaltung) | Collmex rechnung free: 0 € | Preis auf der Anbieter-Website |
Geprüft am 9. Oktober 2026. Der Empfang ist je nach Anbieter an bestimmte Tarife gebunden: Bei sevdesk etwa erfassen Sie empfangene E-Rechnungen erst ab dem Tarif Buchhaltung, bei Lexware Office schon in Version S. Das DATEV E-Rechnungspostfach empfängt kostenfrei, archiviert aber nicht (DATEV und die E-Rechnung).
Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen – auch Kleinunternehmer, Freiberufler, Vermieter von Wohnungen oder Ärzte mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Ausnahmen für den Empfang gibt es nicht (BMF-FAQ, Fragen 3 und 12).
Reicht ein E-Mail-Postfach?
Ja. Laut BMF genügt für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Ein bestimmter Übermittlungsweg ist gesetzlich nicht vorgeschrieben (BMF-FAQ, Frage 8).
Darf ich die E-Rechnung ausdrucken und die Datei löschen?
Nein. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung, unversehrt in seiner ursprünglichen Form, acht Jahre lang (§ 14b UStG, BMF-FAQ Frage 13).
Muss ich E-Rechnungen automatisch weiterverarbeiten?
Nein. Sie sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen elektronisch weiterzuverarbeiten – nur sie lesbar zu machen und richtig aufzubewahren (BMF-FAQ, Frage 9).
Mein Lieferant schickt noch PDF- oder Papierrechnungen – ist das erlaubt?
Ja, während der Übergangszeit: Bis Ende 2026 dürfen alle Aussteller noch Papier- oder (mit Ihrer Zustimmung) PDF-Rechnungen schicken, Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (BMF-FAQ, Frage 11).
Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit einem Viewer: kostenlos zum Beispiel mit dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de oder mit unserem Werkzeug „E-Rechnung prüfen“, das die Datei nur in Ihrem Browser verarbeitet. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme zeigen E-Rechnungen ebenfalls an.
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Quellen (Stand: 9. Oktober 2026): BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026; Fragen 3, 7, 8, 9, 11, 12, 12a, 13) · § 14b UStG · E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung · Anbieterangaben: Quellen auf den jeweiligen Programmseiten. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.